Microsoft Excel – це надзвичайно потужний інструмент для створення різних таблиць з будь-якими даними. У ньому можна красиво оформлювати аркуш, додавати графіки, діаграми, зведені таблиці та багато іншого.
Але навіть без складних функцій є прості способи зробити роботу з Excel зручнішою. На початку навчання дуже корисно знати кілька порад, лайфхаків і швидких комбінацій клавіш. Вони допоможуть швидше освоїтися, а згодом – легше переходити до більш просунутих можливостей Excel.
Тож ось кілька помічних і простих лайфхаків, які зроблять навігацію зручнішою, допоможуть краще впорядковувати дані й створювати акуратні таблиці вже з перших кроків у роботі з Excel.
Основи Excel: що варто знати на початку
Перш ніж переходити до порад і хитрих ходів, потрібно розібратися з базовими поняттями в Excel. Якщо не знати основ, у програмі буде складніше орієнтуватися, і можна швидко втратити терпіння.
З кожним великим оновленням Excel відкриває нові можливості. Зараз він має сотні застосувань. Найпопулярніші серед них:
- бухгалтерія
- планування і ведення бюджету
- введення даних
- аналіз даних
- менеджмент
- адміністративні завдання
- продажі
- упорядкування даних
- створення звітів і візуалізація
- інвентаризація
Приділіть кілька хвилин, щоб відкрити новий аркуш у чистому робочому просторі та подивитися, де знаходяться основні інструменти. Це допоможе швидко звикнути до програми й почати користуватися нею без зайвих труднощів.
Основні терміни Microsoft Excel
Рядок формул: область, у якій ви вводите формули та текст.
Формула: математичний вираз, який ви записуєте в рядку формул.
Функція: заздалегідь визначена команда, яку можна ввести в рядку формул, щоб Excel виконав певну дію.
Наприклад: =SUM означає додавання діапазону даних.
А ще ви самостійно зможете створювати власні функції під специфічні потреби. Такі функції називаються UDF, і про це ми детально говоримо в іншій статті.
Стовпці: вертикальне розташування комірок на аркуші, позначене літерами.
Рядки: горизонтальне розташування комірок на аркуші, позначене числами.
Комірки: кожна клітинка на аркуші Excel – це комірка. Вона визначається координатами за стовпцем і рядком.
Наприклад: C5 – це комірка в стовпці C та рядку 5.
Перевірка даних: допомагає контролювати, щоб введені дані відповідали певним умовам.
Умовне форматування: дозволяє змінювати вигляд комірок залежно від заданих критеріїв.
Відносне посилання: коли ви копіюєте формулу, Excel автоматично змінює посилання на комірки відповідно до нового місця вставки. Наприклад, якщо формула посилається на сусідню комірку, то після копіювання на 10 рядків нижче вона посилатиметься на комірку, що знаходиться поруч, але вже на 10 рядків нижче.
Абсолютне посилання: гарантує, що Excel не буде автоматично змінювати посилання при копіюванні формули. Для цього використовується знак «$».
Наприклад: =B10+$A$1
Закріплення областей: дозволяє «заморозити» певні рядки або стовпці, щоб вони залишалися на екрані навіть під час прокручування аркуша.
Об’єднання комірок: використовується для оформлення – наприклад, щоб створити заголовок секції чи виділити важливу частину таблиці.
Додавання/видалення рядків, стовпців або комірок: важливо вміти додавати нові комірки, рядки чи стовпці у потрібному місці, не зсуваючи вручну всі дані, а також видаляти зайві.
Розкривне меню: спрощує введення даних, особливо коли є чіткий перелік варіантів для вибору.
Прапорець: його можна додати на аркуш і використовувати, наприклад, разом з умовним форматуванням.
Діаграми: вкрай важливо знати, як перетворювати набори даних на зрозумілі й наочні діаграми, які автоматично оновлюються разом зі зміною даних.
Таблиця: це структурований діапазон даних, організований у рядки та стовпці. Усі дані на аркуші можна оформити як одну таблицю, або створити кілька таблиць у межах одного документа – залежно від завдань.
Excel має більше 450 встановлених функцій, які ви сміливо можете застосовувати та комбінувати у своїх таблицях.
Сортування: дає змогу впорядковувати дані за будь-яким параметром (залежно від назв стовпців чи рядків). Це значно спрощує перегляд інформації під різними кутами.
Фільтр: подібно до сортування, змінює спосіб відображення даних на аркуші. Фільтри можна додати у верхній частині стовпця та в будь-який момент прибрати, щоб повернутися до початкового вигляду даних.
Аркуші: в одному документі Excel можна створювати кілька аркушів. Вони відображаються у вигляді вкладок унизу вікна.
Автозаповнення: допомагає швидко вносити повторювані дані чи копіювати формули. Для цього натисніть на маленький квадратик у правому нижньому кутку комірки й протягніть його мишею вниз або вбік. Це одна з найзручніших функцій у Excel.
Приклад: замість того, щоб вручну писати 1/1/2025, 1/2/2025, 1/3/2025 і так далі, достатньо ввести лише першу дату, а далі протягнути вниз – Excel автоматично продовжить послідовність.
Швидке заповнення: Excel розпізнає закономірності у введенні даних і може автоматично підказати, як заповнити решту комірок.
Формат за зразком: дозволяє швидко скопіювати стиль оформлення однієї комірки в іншу за допомогою інструмента «Пензлик».
Перенесення тексту: допомагає впорядкувати великі блоки тексту. Ви можете обрати, щоб текст переходив у сусідні комірки або «загортався» в межах однієї, при цьому висота рядка автоматично підлаштовується.
Коментарі та примітки: дають змогу залишати пояснення в окремих комірках. Коментарі підходять для обговорення (інші користувачі можуть відповідати), а примітки – це прості нотатки для себе чи команди.
Автопідбір ширини стовпців і висоти рядків: автоматично розтягує стовпець або рядок під найдовший запис, щоб текст не обрізався й не залишався зайвий простір.
Приховати/показати: ви можете приховати певні рядки, стовпці чи навіть цілі аркуші, якщо вони вам не потрібні на екрані постійно, а згодом у будь-який момент знову відобразити.
Найкращі поради для впевненого користування Excel
Варто засвоїти кілька практик ще на початку роботи – це допоможе надалі працювати з Excel швидше й ефективніше.
Погані навички у будь-якій програмі можуть призвести до плутанини й неочікуваних проблем. Наприклад, якщо ви не продумали зручну систему назв для своїх файлів і почали зберігати по кілька десятків документів на тиждень, то дуже швидко заплутаєтеся у старих версіях. Саме тому важливо створити зрозумілу схему іменування файлів ще до того, як їх накопичиться занадто багато.
Далі ми розглянемо кілька найважливіших моментів, про які варто пам’ятати, коли ви тільки починаєте працювати з Excel.
Найкращі практики роботи з Excel
Щоб впевнено орієнтуватися в Excel, варто виробити кілька корисних звичок ще на етапі навчання. Їх набагато легше закласти зараз, ніж намагатися позбавлятися поганих звичок пізніше.
Використовуйте клавіатуру: майже все, що ви робите в Excel, можна виконувати без миші. Хоча одразу запам’ятати всі гарячі клавіші нереально, варто звикати вчитися новим скороченням і максимально використовувати стрілки для навігації по аркушу.
Мінімальний набір дій, які слід вміти виконувати з клавіатури, включає:
| Дія | Комбінація для Mac | Комбінація для Windows |
| Зберегти | Cmd | Ctrl+S |
| Вирізати | Cmd+X | Ctrl+X |
| Копіювати | Cmd+C | Ctrl+C |
| Вставити | Cmd+V | Ctrl+V |
| Скасувати дію | Cmd+Z | Ctrl+Z |
| Повторити дію | Cmd+Y | Ctrl+Y |
| Виділити комірки, рядки або стовпці | Shift + стрілки | Shift + стрілки |
| Видалити дані з кількох комірок одночасно | Fn+Delete | Alt+H+E+A |
| Писати з нового рядка у тій самій комірці | Option+Return | Alt+Enter |
| Створити новий аркуш | Cmd+N | Ctrl+N |
| Перейти на інший аркуш | Cmd+ - | Ctrl+Tab |
| Вставити функцію | Поставте «=» і введіть ім’я бажаної функції | Поставте «=» і введіть ім’я бажаної функції |
| Перейти на комірку справа | Tab | Tab |
| Повернутися на комірку зліва (Tab навпаки) | Shift+Tab | Shift+Tab |
| Перейти на комірку знизу | Return | Enter |
| Перейти на комірку зверху | Cmd+Shift+Return | Shift+Enter |
| Переміщення по аркушу, коли комірка не активна | Стрілки, Fn ↑, Fn ↓ | Стрілки, Pg Up, Pg Dn |
Excel став першою комп’ютерною програмою, яка використала панель інструментів!
Отакі маленькі нововведення роблять роботу з Excel зручною вже багато років.
Інші корисні звички під час навчання Excel:
Уникайте циклічних посилань: це коли формули або функції посилаються самі на себе під час обчислень.
Створюйте головну копію: завжди робіть копію шаблону та змінюйте її, а не оригінал.
Запобігайте випадковим змінам іншими користувачами: захищайте свої аркуші, щоб уникнути випадкових змін і не дозволяти іншим редагувати. Це також допоможе завжди робити копію, а не перезаписувати головну версію.
Правильна система іменування файлів: продумайте зручний спосіб називати аркуші та відстежувати нові версії. У назвах файлів завжди використовуйте підкреслення «_» замість пробілів – пробіли можуть викликати помилки в деяких програмах.
Чистий робочий простір: перевіряйте останню заповнену комірку, щоб не залишалося випадкових даних, та звужуйте використовуваний діапазон.
Зручне відображення дат для міжнародних користувачів: використовуйте формат день-місяць-рік, якщо ви ділитеся роботою з міжнародними користувачами, бо формат місяць/день/рік легко вводить в оману європейських користувачів. Наприклад: 01-Сер-2025 замість 8/1/25.
Запис функцій, формул та іншого як текст: використовуйте апостроф (') перед числом, що починається з 0, або перед знаком =, якщо хочете, щоб введене сприймалося як текст, а не формула. Приклад: якщо ви хочете, щоб у комірці відобразилося =SUM(A3:A15), але Excel не виконував обчислення, просто додайте апостроф на початку формули, щоб вона виглядала так: '=SUM(A3:A15).
Комбінації клавіш Excel
Окрім базових комбінацій, є ще більш просунуті трюки, які допомагають значно спростити введення даних у Excel.
Ознайомтеся з цією таблицею, де зібрані одні з найкорисніших комбінацій клавіш для ефективної роботи з таблицями в Excel.
| Комбінація клавіш | Дія |
| Alt + H + W | Перенесення тексту у виділених комірках |
| Alt + H + O + I | Автопідбір ширини виділених стовпців |
| Alt + H + O + A | Автопідбір висоти виділених рядків |
| Ctrl + Shift + стрілки | Виділити всі комірки в напрямку натиснутої стрілки |
| Ctrl + Shift + End | Знайти останню заповнену комірку в нижньому правому куті |
| Ctrl + ; | Вставити сьогоднішню дату |
| Ctrl + Shift + # | Змінити формат дати |
| Ctrl + B, Ctrl + I | Застосувати жирний або курсив до виділених комірок або тексту |
| Ctrl + 5 | Застосувати перекреслення до виділених комірок або тексту |
| Ctrl + 0 | Приховати поточний стовпець |
| Ctrl + 9 | Приховати поточний рядок |
| F2 | Редагувати |
| Shift + F10 | Відкрити контекстне меню для виділеної комірки |
| Alt + H + A + C | Вирівняти вміст комірки по центру |
| Alt + H + H | Залити комірку кольором |
| Alt + H + B | Додати рамку коміркам |
| Ctrl + Shift + _ | Видалити рамку |
| Shift + F2 | Додати коментар до комірки |
| Shift + F10 + D | Видалити коментар у комірці |
| Ctrl + H | Відкрити вікно «Знайти та замінити» |
| Ctrl + A | Виділити все |
| Shift + прокрутка мишею | Прокручування вліво та вправо замість вгору і вниз |
Найкорисніші функції Excel
Excel містить безліч готових функцій, які допомагають швидше сортувати та подавати ваші дані ефективніше.
Ось деякі з найважливіших функцій, які варто знати.
Пам’ятайте: щоб функція працювала, завжди ставте знак = на початку.
| Функція | Призначення | Приклад |
| SUM | Додає значення виділених комірок | SUM(A1:A100) |
| AVERAGE | Знаходить середнє арифметичне вибраних комірок | AVERAGE(B2:B35) |
| IF | Дозволяє отримати відповідь на логічне запитання «так» чи «ні» щодо ваших даних. Синтаксис: IF([логічний_тест], [значення_якщо_істина], [значення_якщо_хибність]) | IF(F5>G2,«Перевищено бюджет»,«В рамках бюджету») |
| LOOKUP | Дозволяє знаходити конкретні дані в великій таблиці. Синтаксис: LOOKUP(значення_для_пошуку, діапазон_з_значенням, номер_стовпця_з_поверненим_значенням, приблизне_співпадіння (TRUE) або точне (FALSE)) | LOOKUP(B5,B1:C10,2,FALSE) |
| COUNTIF | Дозволяє підрахувати кількість випадків, коли дані відповідають вашим умовам у певному діапазоні. Синтаксис: COUNTIF([діапазон_для_пошуку], [що_шукати]) | COUNTIF(A1:A10,«Київ») |
| MIN | Знаходить найменше значення у вибраному діапазоні | MIN(A1:A10) |
| MAX | Найбільше значення у вибраному діапазоні | MAX(B1:B10) |
| SUMIF | Додає значення виділених комірок, які відповідають заданій умові. Синтаксис: SUMIF([діапазон_для_пошуку], [критерій], [діапазон_для_суми]) | SUMIF(A1:A10,«біла фарба»,D1:D10) |
| CONCAT | Об’єднує текст з різних комірок в одну комірку. | CONCAT(A1,B1,C1) |
Вивчайте додаткові можливості Excel з Superprof
Хочете дізнатися ще більше порад, щоб підвищити продуктивність у Excel? Дізнайтеся всі способи створення формул, команди Excel, кращі практики, управління даними та багато іншого, записавшись на заняття з досвідченим репетитором Excel!
З приватним викладачем на Superprof ви точно опануєте всі складні формули та функції Excel, необхідні для повного використання можливостей цієї потужної програми для роботи з таблицями. Excel – це надзвичайно ефективне програмне забезпечення для організації даних, яке можна застосовувати у безлічі сфер.
Єдина межа – ваша здатність зрозуміти та використовувати різні функції!
Почніть з освоєння базових навичок і поступово переходьте до складніших дій, щоб отримати максимум від роботи з таблицями.
Вам сподобалась ця стаття? Оцініть її!
Loading...
